Todo ello se pueden encontrar en el sistema de gestión de alquiler de equipos de GS Consultora. Un programa que cubre todas las necesidades específicas que la actividad precisa, integradas a un completo software de gestión comercial. Con una interfase de sencillo manejo, moderna tecnología y poderosas utilidades, éste es el programa que usted estaba buscando. Ahora usted dispone de todas las herramientas administrativas que la especialidad de su empresa necesitaba, avaladas por la experiencia de GS en el rubro.

Moderna tecnología de desarrollo: utiliza bases de datos Microsoft SQL 2000, lo que le brinda agilidad y solidez a la hora de procesar enormes volúmenes de información.

Niveles de seguridad: el sistema de gestión de alquiler de equipos permite definir usuarios y sus respectivos accesos mediante login / contraseña. Lleva un registro de auditoría de las actividades.

Integrado con un completo software de gestión comercial: además de sus prestaciones especializadas, el software de gestión de alquiler de equipos cuenta con una suite de gestión integrada. Genere la facturación automática de alquileres, renovaciones y traslado de equipos, controle stocks, y supervise las áreas habituales de las gestión comercial (ventas, compras, cobranzas, pagos, tesorería, cuentas corrientes, etc.)

Stock de equipos y repuestos: defina cuáles artículos de su stock son equipos disponibles para alquilar, y cuáles son insumos / repuestos. Los equipos disponen de códigos internos y pueden llevar números de serie. Usted puede ordenar el maestro de artículos en cuantos rubros desee, de manera de obtener una clara exposición de las familias de productos disponibles.

Grillas de estado: en un solo golpe de vista puede ubicar la disponibilidad de los equipos (alquilado, disponible para alquilar, en mantenimiento, reservado y con presupuesto ya emitido, etc). También dispone de grillas para visualizar los contratos de alquiler actuales.

Programación de tareas: usted puede definir tareas periódicas sobre un determinado equipo como mantenimiento en intervalos regulares, o bien armar un calendario personalizado de acuerdo a su criterio. Por ejemplo, en los equipos más antiguos (o sometidos a trabajos intensivos) puede indicar que el control se realice en períodos más breves o se incrementen con el paso del tiempo.

Calendario de vencimientos: además de definir un cronograma de mantenimiento, se puede armar un esquema con vencimientos adicionales, como puede ser seguros del equipo, certificaciones técnicas, etc.

Listado de tareas (check list): indique aquí los pasos y procedimientos requeridos en cada control de mantenimiento. Reemplazo de piezas, carga de insumos, control de medidores, etc.

Ordenes de Reparación: ante fallas, mejoras o mantenimientos periódicos, usted puede emitir una Orden de Reparación. La misma ubica al equipo en estado de pendiente (en taller) y lo separa de la disponibilidad del resto. Una vez terminado el trabajo, se le asigna el estado de alta.

Completo sistema de costeo: las Ordenes de Reparación poseen detalle de horas, repuestos e insumos. Los mismos son valorizados, y el sistema le brinda un completo panorama de costos generados por su actividad. Además le permite generar estadísticas tanto de los costos como sobre la periodicidad de las tareas de mantenimiento, de manera de detectar equipos defectuosos y que generan costos operativos muy alto o pérdidas.

Completo CRM que cubre toda la operatoria específica de su actividad: el núcleo del software de gestión de alquiler de equipos. Aquí usted registra los contactos iniciales con posibles clientes, los presupuestos emitidos (que pueden estar asignados a un equipo en particular), el cierre del trato, la remisión del equipo, la devolución del mismo y su revisión en taller. El sistema informa de manera transparente al software de gestión para que se emita el remito correspondiente al momento de enviar los equipos al domicilio del cliente; así mismo genera la facturación automática de acuerdo a las condiciones y el período contratado. El CRM cubre también áreas accesorias de su actividad comercial, como pueden ser contactos y presupuestación de proveedores, etc.

Sistema de alertas: dispone de un completo sistema de avisos; usted puede listar vencimientos de contratos, pendientes de facturación, contactos agendados para llamar en el día, etc.

¿Se puede llevar el control de los gastos en reparaciones de cada equipo?
Sí. En las órdenes de trabajo está prevista la rendición de horas trabajadas y repuestos empleados.

¿Con qué sistemas operativos trabaja?
Actualmente lo tenemos funcionando en servidores con Windows 2000 y Windows 2003 Server, con un motor SQL 2000. Las terminales son Windows XP.

¿Puedo llevar el control de vencimientos sobre los equipos?
El sistema tiene un módulo que permite hacer un seguimiento del vencimiento del concepto que se desee: seguros, certificaciones, licencias, etc…

¿Qué facturas automáticas genera el sistema de alquiler de equipos?
El sistema de alquileres prepara las facturas en forma automática cuando: se remite el equipo al cliente, se registra una extensión en el vencimiento y cuando se emite un remito por traslado.

¿Qué documentos emiten el software?
El módulo de alquileres emite: presupuesto de alquiler, solicitud de alquiler, remito de entrega y devolución, remito por traslado, remitos por reemplazo de equipo. Además se emite el formulario de check-list y ordenes de trabajo

¿Que tipos de órdenes de trabajo existen?
Hay órdenes de trabajo internas y en obra. Y cada una de ellas se puede realizar por personal de la empresa o por terceros.

¿Cómo se identifica la situación de cada contrato?
Se lleva el estado de cada contrato: ingresado - presupuestado - presupuesto aprobado - solicitud de alquler emitida - solicitud de alquiler recibida - remitido - terminado - anulado (se registra el motivo de anulación)

¿Se puede llevar el control de cada equipo en detalle?
Cada equipo responde a un producto de tipo genérico (p.e. fotocopiadora) y luego se define el equipo (nro de serie y/o código interno). El seguimiento se realiza sobre el equipo. Inclusive se indica cuál es su ubicación actual en una ficha de acceso rápido.

¿Puedo registrar los contactos que tengo con el cliente?
Existe un módulo CRM que está totalmente integrado con el sistema de gestión comercial y que le permite llevar la historia de contactos realizados con clientes y proveedores. También se pueden registrar contactos a futuro, permitiendo llevar una agenda de citas.